Het Salesforce platform is ook bij Non-Profit organisaties een populaire toepassing. Volgens onze inschatting zijn er in Nederland meer dan 500 Non-Profit organisaties die ervan gebruik maken. Een van de belangrijkste processen waarvoor Salesforce bij dergelijke organisaties wordt gebruikt is het fundraising/donatie proces. Dit proces is op te delen in het deel waarbij nieuwe donateurs worden aangetrokken via (online)marketingcampagnes met behulp van Salesforce Marketing Cloud, en het deel waarbij registratie en de financiële afhandeling plaatsvindt van donateurs en donaties in Salesforce CRM voor Non-Profit.
Beide processen genereren relatief veel data in Salesforce. In geval van marketingcampagnes wordt dit veroorzaakt doordat voor iedere campagne, lijsten van de te geselecteerde contacten worden gegenereerd. Deze campagnelijsten met contactpersonen (campaign members genaamd), worden samengesteld in de core Salesforce CRM database en niet in de Salesforce Marketing Cloud applicatie. Deze worden geselecteerd en gefilterd op basis van uitgebreide segmentatie criteria via het opstellen van een rapportage. Vervolgens worden deze rapporten doorgezet naar Salesforce Marketing Cloud. Met 12 e-mailcampagnes per jaar en 500.000 contactpersonen creëert Salesforce 6 miljoen campaign member-records. Steeds fijnmaziger segmenteren vraagt om meer historische data van campagnes en contacten. Dit leidt op termijn tot een explosieve groei van de database.
Het tweede proces, de financiële afhandeling, creëert vervolgens voor iedere donatie een betalingsrecord. Hiervoor is in Salesforce een integratie gerealiseerd met een third party toepassing van Findock. Individuele en periodieke incasso’s en betalingen voegen grote hoeveelheden datarecords toe aan de Salesforce database. Voor Non-Profit organisaties is het vervolgens belangrijk te weten welke campagnes het meest succesvol zijn geweest en welke donateurs via welke campagne hebben bijgedragen. Als gevolg daarvan bestaat de behoefte om alle historische campagne en donatie gegevens te bewaren om analyses en verfijnde segmentaties te kunnen maken voor steeds beter converterende campagnes.
Grote hoeveelheden marketingdata worden op die manier verzameld in een oorspronkelijk transactionele database.
Voor non-profitorganisaties is een schone en goed beheerde Salesforce-database cruciaal om efficiënter te werken, relaties met donateurs te versterken en de impact van campagnes te maximaliseren. Salesforce voor Non-Profit organisaties biedt veel flexibiliteit, maar zonder regelmatig onderhoud zal de database uiteindelijk over haar grenzen heen groeien en zal tegelijkertijd de kwaliteit van de data de effectiviteit van het data gedreven marketing en relatiebeheer doen afnemen.
In dit blog bespreken we 9 effectieve manieren om je Salesforce voor Non-Profit database op te schonen, zodat je organisatie optimaal kan profiteren van de kracht van een goed beheerd CRM-systeem.
1. Dubbele donateurs en contacten consolideren
Een veelvoorkomend probleem bij Non-Profit organisaties is het ontstaan van duplicaten in de database, vooral bij donateurs en andere contacten. Wanneer iemand bijvoorbeeld via de website een donatie doet voorkom je dubbele contactpersonen door direct een controle uit te voeren of deze contactpersoon al niet bestaat in de database. Wanneer er toch een duplicaat binnenkomt kun je een proces inrichten om duplicaten te identificeren en te verwijderen. Hierbij kun je gebruik maken van de ingebouwde Duplicaat Management-tools of externe apps zoals Plauti. Door dubbele contactpersonen en of accounts op te schonen heb je altijd de juiste informatie ter beschikking, kun je effectiever communiceren met donateurs en voorkom je onnodige groei van je database.
2. Oude en inactieve contacten opschonen
Inactieve contacten, zoals donateurs die lange tijd geen bijdrage meer hebben geleverd of vrijwilligers die niet meer actief zijn, kunnen de kwaliteit van je gegevens beïnvloeden. Door deze inactieve contacten te verwijderen of te archiveren, houd je je database schoon. Daar komt bij dat de licentieprijzen van Salesforce Marketing Cloud voor het grootste gedeelte wordt bepaald door het aantal contactpersonen in de database. Het schonen van oude en inactieve contacten kan daardoor extra licentiekosten voorkomen.
3. Verouderde donaties en campagnes archiveren en/of verwijderen
Donaties en campagnes die hun waarde hebben verloren of verouderd zijn, kunnen je rapportage en database onnodig ingewikkeld maken. Het archiveren of verwijderen van deze records helpt je organisatie efficiënter te werken en de databaseprestaties te verbeteren. Hiervoor zijn verschillende archiveringstools beschikbaar die je periodiek kunt laten draaien en die op basis van een aantal ingestelde criteria verouderde data archiveert of verwijderd.
4. Aggregeren van detaildata
Een van de manieren om de groei van je database onder controle te houden is het aggregeren van data en de onderliggende detailrecords te verwijderen. Een voorbeeld hiervan zijn de periodieke betalingen van een donateur. Wanneer een donateur maandelijks een bedrag betaald via bijvoorbeeld automatisch incasso wordt hiervoor iedere keer een betalingsrecord gecreëerd. Wanneer je de maandelijkse betalingsrecords jaarlijks opschoont en de totale donatie waarde van een donateur wegschrijft bespaar je op die manier 12 records per donateur per jaar en/of per campagne. Dit kan over de jaren heen vele miljoenen records schelen.
Een ander voorbeeld hiervan zijn de campaign member records. Wanneer je na afloop van een campagne een evaluatie van de campagne laat uitvoeren en hiervan een aantal statistieken genereert en deze op bovenliggende records wegschrijft kun je deze data verder gebruiken voor je marketingacties en de onderliggende campaign members verwijderen.
In plaats van uitgebreide rapporten of afzonderlijke datavelden te gebruiken voor het bijhouden van samenvattingsinformatie, kun je ook gebruik maken van Roll-up Summary Fields. Deze velden helpen je om data op hoger niveau samen te voegen en overzichtelijke rapporten te maken zonder overbodige gegevens te bewaren.
In veel implementaties worden ook extra objecten geconfigureerd waarop verschillende marketing/profileringsegmentatie data zoals bijvoorbeeld interesses, worden bijgehouden. Dat geeft je ook de mogelijkheid je doelgroepen te profileren in plaats van deze af te leiden aan de onderliggende transactiedata.
5. Ongebruikte velden en objecten verwijderen
In de loop van de tijd kunnen aangepaste velden en objecten die ooit zijn gemaakt voor specifieke projecten, verouderd of irrelevant worden. Het identificeren en verwijderen van deze ongebruikte velden en objecten vermindert ruis en vereenvoudigt je database, waardoor je efficiënter kunt werken.
6. Rapporten en dashboards opschonen
Verouderde of ongebruikte rapporten en dashboards kunnen je werkruimte vol laten lopen en zorgen voor onnodige afleiding. Door deze regelmatig te verwijderen of bij te werken, houd je je rapportageomgeving overzichtelijk en gericht op de meest relevante en actuele informatie.
7. Automatiseringen controleren en optimaliseren
Automatiseringen zoals workflows, processen en triggers kunnen per ongeluk ongewenste gegevens creëren of dupliceren als ze niet goed zijn geconfigureerd. Controleer je automatiseringen regelmatig om ervoor te zorgen dat ze werken zoals bedoeld en geen onnodige belasting creëren in je database.
8. Systeemlogboeken en metadata beheren
Salesforce genereert een aanzienlijke hoeveelheid metadata en systeemlogboeken naarmate het systeem wordt gebruikt. Deze gegevens kunnen zich ophopen en ruimte in je database in beslag nemen. Door regelmatig logboeken te beheren en overbodige metadata te verwijderen, houd je je database snel en efficiënt.
9. Uitbreiden met Salesforce Data Cloud
Salesforce heeft onderkend dat het inzetten van een transactionele database voor marketingdoeleinden een aantal voordelen heeft maar ook een aantal nadelen met zich meebrengt. Het antwoord hierop van Salesforce is de nieuwe Salesforce Data Cloud oplossing. Deze module van Salesforce stelt organisaties in staat bijvoorbeeld contact- en accountrecorddata te verrijken door een extended data omgeving aan te bieden zonder dat deze data daadwerkelijk wordt gesynchroniseerd uit onderliggende databases (zero-copy integration). Hierdoor kunnen additionele databronnen worden toegevoegd en gerelateerd ter verrijking voor marketing en rapportage doeleinden. Zie ook onze blog over Salesforce Data Cloud.
Conclusie
Het regelmatig opschonen van je Salesforce-database is essentieel om ervoor te zorgen dat je non-profitorganisatie efficiënt werkt en optimaal gebruik maakt van de beschikbare gegevens. Door bovenstaande stappen te volgen, houd je je database schoon, georganiseerd en gericht op wat echt belangrijk is: het verder brengen van je missie en het versterken van relaties met donateurs en vrijwilligers.
Blijf je Salesforce-database goed onderhouden en je zult merken dat het gemakkelijker wordt om te rapporteren, campagnes te runnen en waardevolle relaties op te bouwen! Datamanagement is een van de services die Ebicus levert binnen onze Salesforce Managed services. Neem contact met ons op voor meer informatie over effectief datamanagement.
