Het inrichten, onderhouden, uitbreiden en innoveren van Salesforce-omgevingen is een continu proces. De talloze mogelijkheden van Salesforce om verder uit te breiden is naast haar kracht ook haar valkuil. Naar verloop van tijd neemt namelijk de complexiteit van de omgeving steeds verder toe. Wanneer het beheer en onderhoud van Salesforce dan niet goed is georganiseerd leidt dit tot steeds meer verstoringen. Hierdoor wordt het ook steeds uitdagender om nieuwe innovaties en uitbreidingen door te voeren. Dit kan leiden tot onnodig hoge beheer- en onderhoudskosten, ontevreden eindgebruikers en omzetverlies voor de organisatie.
Een groot aantal redenen kunnen ten grondslag liggen aan het onvoldoende onder controle hebben van het beheer en onderhoud van je Salesforce omgeving. Deze kunnen bijvoorbeeld zijn:
- Inrichting beheer en onderhoudsorganisatie is inefficiënt of suboptimaal.
- Gebrek aan kennisborging en continuïteit door frequente wisselingen in de bezetting van de interne beheerders en developers.
- Onvolledige kennis van alle modules, functies en ontwikkelingen van het Salesforce platform.
- Kennis en gebruik van specifieke DevOps tools die nodig zijn voor het beheren van Salesforce is onvoldoende.
In dit artikel gaan we in op de verschillende voordelen van Salesforce Managed Services bij het optimaal beheren en onderhouden van je Salesforce applicatie(s).
1. Het schaap met de 5 poten
Naarmate de tijd verstrijkt zul je merken dat Salesforce steeds complexer wordt om te onderhouden en verder uit te breiden. Dit komt doordat er steeds meer functionaliteit, maatwerk, nieuwe modules en koppelingen met andere systemen worden toegevoegd. Om dit allemaal te kunnen onderhouden zijn verschillende expertises nodig. Denk hierbij aan business analyses, roadmap en architectuur analyses, programmeren, integraties bouwen en onderhouden, data-analyses, complexe configuraties uitvoeren of het implementeren van een nieuwe module of add–on. Ook het werken aan voortdurende user adoptie is een taak die specifieke kennis vereist. Tenslotte is veel kennis nodig van beheer/DevOps tooling zoals releasemanagement en versiebeheer tools, back-up toepassingen, automatische regressietest tooling etc.
Met Salesforce Managed Services staat een volledig multidisciplinair team ter beschikking, waarvan telkens de juiste kennis kan worden ingezet zonder dat je een volledig team in dienst hoeft te hebben of in te huren.
2. Bouwen op grote verscheidenheid aan ervaringen
Wanneer je een intern Salesforce team hebt, missen deze de ervaring en voorbeelden van andere omgevingen. Het kan daardoor zijn dat in de loop van de tijd de creativiteit en gedrevenheid om het maximale uit de omgeving te blijven halen, verminderd.
Het Salesforce Managed Services team onderhoud en innoveert tegelijkertijd een groot aantal verschillende omgevingen. Nieuwe ontwikkelingen van Salesforce kunnen dan efficiënt worden gedeeld met alle klanten. De periodieke release notes en de effecten op bestaande inrichtingen worden voor alle opdrachtgevers in één keer doorgenomen waardoor efficiency voordelen ontstaan. Ook bouwen de consultants voortdurend kennis op van oplossingen die ze kunnen toepassen voor verschillende klanten. Daarnaast kunnen ze overleggen met elkaar in een groot team waardoor ze snel tot een oplossing komen.
3. Je hoeft niet mee te gaan in de gekte op de arbeidsmarkt
Het blijft lastig om deskundige kandidaten te vinden voor je vacature van interne Salesforce expert. Als het je eenmaal gelukt is om iemand soms via een dure headhunter aan te nemen en/of op te leiden, vertrekt deze na verloop van tijd weer en neemt alle opgedane kennis met zich mee. Je kunt dan weer opnieuw beginnen. Met Salesforce Managed Services heb je continuïteit en is je kennis geborgd.
4. Unieke specialisatie t.o.v. de traditionele Salesforce system integrator
De meeste Salesforce partners zijn gespecialiseerd in het projectmatig implementeren van Salesforce en niet in het beheren en onderhouden hiervan. Het beheer en onderhoud van Salesforce vergt een bepaalde aanpak, een specifieke organisatievorm en type personen. Wij hebben de ervaring dat dergelijke implementatiepartners daardoor minder geschikt zijn voor de fase van het optimaliseren en verdere ontwikkeling van de applicatie.
Allereerst is voor een optimale serviceverlening een gefocust team van deskundige nodig die tevens het juiste DNA hebben. Daarmee bedoelen we bijvoorbeeld dat implementatieconsultants vaak ongeduldig worden nadat de initiële implementatie achter de rug is. Zij willen dan weer graag door naar het volgende project.
Ook zien we dat implementatiepartners hun prioriteit geven aan het uitvoeren van projecten. In geval van plotselinge drukte wordt er dan capaciteit weggehaald op de servicemanagement afdeling ten nadele van de opdrachtgevers met een servicecontract.
Tenslotte is er ook specifieke kennis nodig, bijvoorbeeld in grotere omgevingen waarbij onderwerpen spelen zoals versie- en releasemanagement, automatisch testen, integraties en platformbeheer die een traditionele implementatieconsultant niet heeft.
5. Geen fulltime contract voor parttime werk
Het kan zijn dat je een kleinere omgeving hebt met een beperkt aantal gebruikers. Hiervoor heb je mogelijk geen fulltime Salesforce applicatie beheerder nodig. We zien in deze gevallen vaak dat iemand in de eigen organisatie de rol erbij gaat doen. Dit leidt er meestal toe dat deze persoon uiteindelijk toch niet genoeg tijd heeft om de juiste service te verlenen, en al helemaal niet in staat is om onverwachte pieken in het werk op te vangen. Ook mist deze dan de nodige ervaring om steeds beter te worden.
Met Salesforce Managed Services heb je een flexibel inzetbare Salesforce deskundigheid op het moment dat je dat nodig hebt die zich ook makkelijk weer kan opschalen.
6. Maatpak voor het leven
In de loop van de tijd verandert de vraag voor het beheer en optimalisatie van Salesforce, zowel in benodigde capaciteit als in expertise. Met een interne Salesforce afdeling ben je veel minder flexibel om je aan de voortdurend wijzigende situatie aan te passen. Ook loop je dan de kans dat je eigen mensen zich gaan vervelen omdat de uitdaging minder wordt. Met Salesforce Managed Services heb je gedurende de gehele levenscyclus een flexibel maatpak ter beschikking tot en met een eventuele uitfasering.
7. Gemakkelijk te budgetteren en aan te passen
In die gevallen waarbij maandelijks een vast bedrag wordt overeengekomen weet je precies waar je aan toe bent. Dit lukt meestal niet in de eerste tijd van de serviceverlening, maar naarmate de omgeving stabieler wordt en er meer vertrouwen en ervaring van de specifieke omgeving is opgebouwd zal een vast maandelijks bedrag ook financiële rust gaan brengen. Na verloop van tijd gaat kostenbeheersing een grotere rol spelen. Zeker naarmate de omgeving minder vaak aangepast hoeft te gaan worden, zien we vaak dat opdrachtgevers op zoek gaan naar mogelijkheden om kosten te besparen. Een servicecontract kan gemakkelijk periodiek worden aangepast aan de op dat moment geldende situatie en pakket van dienstverlening.
8. Salesforce Managed Services kan kosten besparen
Een ervaren Salesforce deskundige aannemen kost al snel per jaar €80.000,- tot €100.000,- euro per jaar. Hierbij moet je dan ook nog de werving- en selectiekosten, de opleidingskosten en overheadskosten voor kantoor en management incalculeren. De interne medewerkers zijn bovendien niet alle kantooruren bezig met het beheren en optimaliseren van je Salesforce omgeving. Hij/zij moet afdelingsbijeenkomsten bijwonen, gaat op vakantie, gaat nog een opleiding volgen, en is ook wel eens ziek of afwezig. Als je dit dan terugrekent naar een effectief uurtarief kan dit nog wel eens hoger zijn dan een Salesforce Managed Services oplossing.
9. Nooit ziek of afwezig
We zien bij het inzetten van een freelancer of externe partner nog wel eens dat de specifieke consultant net even niet beschikbaar is als je deze nodig hebt. Ook komt het regelmatig voor dat interne beheerders tijdelijk afwezig zijn als gevolg van bijvoorbeeld ziekte, zwangerschaps-, of ouderschapsverlof. Salesforce Managed Services is een dienst die niet gekoppeld is aan een specifiek persoon. Daardoor is deze nooit ziek, op vakantie of afwezig. Doordat we werken in een team zorgen we ervoor dat er altijd iemand beschikbaar is voor vragen en issues die niet kunnen wachten.
Salesforce Managed Services kan worden ingezet als verlenging van de bestaande interne beheer organisatie, als flexibele schil of als volledige vervanging. Ben jij geïnteresseerd om op de hoogte te worden gehouden? Of wil je informatie ontvangen over de mogelijkheden van onze Salesforce Managed Services? Neem dan contact met mij op.
