Het inrichten, onderhouden, uitbreiden en integreren van CRM-omgevingen is een continu proces. Eenmaal live, blijft het een uitdaging om de applicatie steeds verder te optimaliseren en te blijven aanpassen. Een interne Salesforce beheerder is meestal niet in zijn eentje in staat om alle verschillende rollen en expertises die nodig zijn in te vullen. Een volledig multidisciplinair team inzetten is vaak te duur. En soms is er ineens ook een piek in de hoeveelheid werk. Terwijl het bij kleine Salesforce omgevingen voor kan komen dat er te weinig werk is om een Salesforce beheerder volledig aan het werk te hebben. In veel gevallen is een Salesforce Administrator as a Service dan niet alleen voordeliger, maar deze is ook nooit ziek, neemt nooit vakantie op en vervult verschillende rollen en expertise tegelijkertijd. In dit artikel gaan we in op de verschillende voordelen van een Salesforce Admin as a Service.
1. Het schaap met de 5 poten
Voor het beheren en optimaliseren van je Salesforce omgeving is een traditionele Salesforce Administrator meestal niet voldoende. Naarmate de tijd verstrijkt zul je merken dat Salesforce steeds complexer wordt om te onderhouden en verder uit te breiden. Ook ontstaan dan vaak integraties met andere toepassingen. Daarvoor zijn verschillende expertises nodig die een Admin alleen vaak niet heeft. Denk hierbij aan de taken als het uitvoeren business analyses, programmeren, integraties maken en onderhouden, data-analyses, complexe configuraties uitvoeren of het implementeren van een nieuwe module, add–on. Daarnaast zijn er vaak ook aangrenzende applicaties zoals bijvoorbeeld middelware of BI tools die verbonden zijn met Salesforce. Ook moet veel aandacht gegeven worden aan de begeleiding van je eindgebruikers. Hiervoor zijn ook weer hele andere competenties en vaardigheden benodigd.
De Salesforce Administrator as a Service is eigenlijk meer dan alleen de Administrator rol. Het is een volledig team van verschillende expertises en rollen afgestemd op de behoefte en benodigde service van je Salesforce omgeving, eventueel gerelateerde applicaties en je eindgebruikers.
2. Je hoeft niet mee te gaan in de gekte op de arbeidsmarkt
Er heerst een overspannen klimaat op de arbeidsmarkt. Het is lastig om een deskundige kandidaat te vinden voor je vacatures van interne Salesforce experts. Als het je dan gelukt is om iemand via een dure headhunter aan te nemen en/of op te leiden vertrekt deze weer na een korte periode en neemt alle opgedane kennis met zich mee. Je mag dan weer opnieuw beginnen. Met een Salesforce Administrator as a Service heb je continuïteit en is je kennis geborgd.
3. Geen fulltime contract voor parttime werk
Het kan zijn dat je een kleinere omgeving hebt met een beperkt aantal gebruikers. Hiervoor heb je mogelijk geen fulltime Salesforce beheerder nodig. We zien in deze gevallen dat iemand in de organisatie de rol erbij gaat doen. Dit leidt er meestal toe dat deze persoon uiteindelijk toch niet genoeg tijd heeft om de juiste service te verlenen, en al helemaal niet in staat is om onverwachte pieken in het werk op te vangen. Ook mist deze dan de nodige ervaring om steeds beter te worden.
Met de Salesforce Administrator as a Service heb je een flexibel inzetbare Salesforce deskundigheid alleen op het moment dat je dat nodig hebt die zich ook makkelijk kan opschalen en zich kan klonen.
4. Unieke focus t.o.v. de traditionele Salesforce system integrator partner
De meeste Salesforce partners zijn gespecialiseerd in het projectmatig implementeren van Salesforce. Dit vergt een bepaalde aanpak, een specifieke organisatie en personen. Wij hebben de ervaring dat dergelijke partijen om verschillende redenen minder geschikt zijn voor de fase van het beheer en verdere ontwikkeling van de applicatie. Allereerst is voor een optimale serviceverlening een gefocust team van deskundige nodig die tevens het juist DNA hebben. Daarmee bedoelen we dat implementatieconsultants vaak ongeduldig worden nadat de initiële implementatie achter de rug is en willen zij graag weer door naar het volgende project. Ook zien we dat de interne organisatie van deze gespecialiseerde partners hun focus heeft op het uitvoeren van projecten. In geval van plotselinge drukte wordt er dan capaciteit weggehaald op de servicemanagement afdeling ten nadele van de opdrachtgevers met een servicecontract. Terwijl op dat moment juist de finetuning van de daadwerkelijke resultaten behaald moeten gaan worden.
Tenslotte is er ook specifieke kennis nodig, bijvoorbeeld in grotere omgevingen waarbij onderwerpen spelen zoals versie- en releasemanagement, automatisch testen, integraties en platformbeheer die een traditionele implementatie consultant niet heeft.
De Salesforce Administrator as a Service is volledig gefocust op de continuïteit en optimalisatie van je Salesforce omgeving voor zo lang als je deze in gebruik hebt en staat je bij in het maximaal benutten van Salesforce.
5. Bouwen op grote verscheidenheid aan ervaringen
Wanneer je een intern Salesforce team hebt, missen deze van nature de ervaring van andere omgevingen en voorbeelden. Het kan daardoor zijn dat in de loop van de tijd de creativiteit en gedrevenheid om het maximale uit de omgeving te blijven halen verminderd.
De Salesforce Administrators as a service komen bij zeer veel en uiteenlopende opdrachtgevers en omgevingen. Dat heeft als voordeel dat zij vanuit verschillende organisaties, met andere perspectieven en doelen geleerd hebben om Salesforce succesvol te maken. Daarnaast kunnen ze overleggen met elkaar in een groot team waardoor ze meer weten dan 1.
6. Maatpak voor het leven
In de loop van de tijd verandert de vraag voor het beheer en optimalisatie van Salesforce, zowel in benodigde capaciteit als in expertise. Met een interne Salesforce afdeling ben je veel minder flexibel om je aan de voortdurend wijzigende situatie aan te passen. Ook loop je dan de kans dat je eigen mensen zich gaan vervelen omdat de uitdaging minder wordt. Met de Salesforce Administrator as a Service heb je gedurende de gehele levenscyclus een flexibel maatpak ter beschikking tot en met eventuele stervensbegeleiding aan toe. Ja, want er komt ook een tijd dat je Salesforce gaat vervangen door een nieuwe generatie CRM-toepassingen (alhoewel ik op dit moment niet direct een kandidaat daarvoor weet😊).
7. Gemakkelijk te budgetteren en aan te passen
In die gevallen waarbij maandelijks een vast bedrag wordt overeengekomen weet je precies waar je aan toe bent. Dit lukt meestal niet in de eerste tijd van de serviceverlening, maar naarmate de omgeving stabieler wordt en er meer vertrouwen en ervaring van de specifieke omgeving is opgebouwd zal een vast maandelijks bedrag ook financiële rust gaan brengen. Na verloop van tijd gaat kostenbeheersing een grotere rol spelen. Zeker naarmate de omgeving minder vaak aangepast hoeft te gaan worden, zien we vaak dat opdrachtgevers op zoek gaan naar mogelijkheden om kosten te besparen. Een servicecontract kan gemakkelijk periodiek worden aangepast aan de op dat moment relevante situatie en pakket van dienstverlening.
8. De Salesforce Administrator as a Service is soms goedkoper dan zelf in dienst nemen
Reken maar na: een ervaren Salesforce deskundige aannemen kost al snel per jaar 80.000 tot 100.000 euro per jaar. Hierbij moet je dan ook nog de werving- en selectiekosten, de opleidingskosten en overheadskosten voor kantoor en management incalculeren. De interne medewerker is bovendien niet alle kantooruren bezig met het beheren en optimaliseren van je Salesforce omgeving. Hij/zij moet afdelingsbijeenkomsten bijwonen, moet op vakantie en af en toe een opleiding volgen, en is ook wel eens ziek of afwezig. Als je dit dan terugrekent naar een effectieve uurprijs en dit vergelijkt met een gemiddeld uurtarief van de Salesforce Administrator as a Service, dan kunnen de totale kosten voor deze laatste goedkoper uitpakken. Even los van alle andere voordelen die ik hierboven heb geschetst.
9. Nooit ziek of afwezig
Tenslotte is de Salesforce Administrator as a Service nooit ziek, op vakantie of afwezig. We zien bij het inzetten van Externe system integrators nog wel eens dat de specifieke consultant net even niet beschikbaar is als je deze nodig hebt. Ook komen we regelmatig situaties voor als tijdelijke afwezigheid van de interne administrators als gevolg van bijvoorbeeld ziekte, zwangerschaps-, of ouderschapsverlof.
Doordat we werken in een team zorgen we ervoor dat er altijd iemand beschikbaar is voor vragen en issues die niet kunnen wachten. Ook kennen we situaties waarin onze service als aanvullend wordt ingezet. Hierdoor ontstaat ook meer continuïteit en flexibiliteit op de service naar je eindgebruikers.
Ben jij geïnteresseerd om op de hoogte te worden gehouden? Of wil je informatie ontvangen over de mogelijkheden van onze Salesforce Administrator as a Service. Vul dan het formulier in en we nemen snel contact met je op.
