Opportunity management (in het Nederlands: verkoopkansen) is de functionaliteit binnen je CRM-applicatie die het verkoopproces vastlegt.
Met behulp van verkoopkansen ben je in staat om gerichte keuzes te maken waar je als verkoper tijd en energie in gaat steken om je omzetdoelstellingen zo goed mogelijk te realiseren. In veel gevallen worden verkoopkansen toebedeeld en/of komen ze uit het leadgeneratieproces van marketing.
Wat is het idee achter opportunity management?
Een belangrijk achterliggend uitgangspunt bij opportunity management is het idee dat verkopers/accountmanagers hun tijd zo goed mogelijk besteden aan die zaken, waarmee zij een maximale kans hebben om de omzetdoelstellingen te behalen.
Het komt erop neer dat opportunity management jou als verkoper helpt jouw tijd te besteden aan de activiteiten die je uiteindelijk het meeste opleveren. Het ondersteunt je dus bij het maken van keuzes en het aanbrengen van focus.
Een verkoopkans wordt wel eens gedefinieerd als een “potentieel omzet genererende gebeurtenis”. Een kans om daadwerkelijk iets te gaan verkopen. Door het vastleggen van al je verkoopkansen creëer je niet alleen een overzicht van wat er allemaal speelt, maar ben je in staat om betere keuzes te maken. Ten eerste om te kiezen in welke klanten en verkoopkansen je jouw energie gaat steken en op welk moment. En ten tweede welke specifieke activiteit je het beste kunt uitvoeren.
Nu zul je mogelijk denken: “daar heb ik helemaal geen systeem voor nodig. Om mijn omzet doelstellingen te halen weet ik zelf wel waar ik mijn tijd aan moet besteden en op welke manier”. Mogelijk klopt dit ook. Maar zodra je te maken gaat krijgen met de wet van de grote getallen ontstaan er toch patronen die je kunt analyseren om je werk verder nog verder te optimaliseren. Als je het goed doet gaat het systeem voor je werken.
Hoe werkt opportunity management?
Het idee is dat een verkoopproces kan worden opgedeeld in een aantal stappen/fasen. In de praktijk verloopt een verkoopproces vaak heel grillig en niet volgens vast patronen, maar zodra je met grotere aantallen gaat werken ontstaat er toch vaak een rode draad. Het is deze rode draad waar je naar op zoek bent. De fases van een verkoopproces zijn afhankelijk van het product of de dienst die je verkoopt en de markt waarin je je bevindt. Het vaststellen van een generiek verkoopproces met de verschillende fases is dus maatwerk. Hoe beter het lukt dit proces af te bakenen in een aantal logische stappen, met daarbinnen de meest logische acties die bij die fase horen, des te beter opportunity management voor je gaat werken. Als het je lukt om je verkoopprocessen op die manier te beschrijven ben je ook steeds beter in staat nieuwe medewerkers en collega’s snel in te werken en op te leiden. Ook ontwikkel je op deze manier een interne gemeenschappelijke taal waarin iedereen weet wat er moet gaan gebeuren en hoe de zaken ervoor staan. Het samenwerken bij het binnenhalen van een deal wordt daardoor vergemakkelijkt. Benieuwd hoe je een nog sterkere samenwerking creëert tussen marketing & sales? Lees onze tips voor de ultieme SLA.
Voordelen van het indelen van een verkoopproces in een aantal logische stappen of fasen:
1. Door de slagingskans (uitgedrukt in een percentage) van de uiteindelijke verkoopkans te koppelen aan de verschillende fasen krijg je steeds beter inzicht in het realiteitsgehalte van de te verwachten omzet.
Opportunity management is dan ook de basis voor het voorspellen (forecast) van omzet. Als je binnen de fase je slagingskans verder kunt finetunen en afwijken van de gemiddelde slagingskans, kun je ook een gevoel krijgen of je een relatieve grotere slagingskans hebt Hierdoor kun je mogelijk meer tijd aan deze verkoopkans gaan besteden.
2. Probeer per fase van het verkoopproces te beschrijven wat er in die fase gebeurt of moet gebeuren.
Hierdoor ontstaat er meer structuur in de manier van werken. Veel CRM-systemen bieden de mogelijkheid om bij het omzetten van de fase in een verkoopkans automatisch de bijbehorende meest logische vervolgactiviteiten te laten genereren. Het is aan jou dan om deze wel of niet op te volgen. Op die manier krijg je gericht advies van het systeem. In sommige CRM-systeem kun je aan iedere fase van het verkoopproces een instructie filmpje vinden of ondersteunend materiaal dat je helpt de specifieke fase succesvol te doorlopen. Dit is vooral handig bij onervaren verkopers die nog nieuw zijn bij dit soort type verkoop. In veel CRM-systemen zit op die manier een “verkoop assistent”. Ook kunnen eventueel andere medewerkers binnen de organisatie een bericht ontvangen op het moment dat een verkoopfase wordt omgezet. Hierbij kun je denken aan het uitvoeren van de standaard controles die bij een bepaald type verkoopproces moeten plaatsvinden door een ondersteunende afdeling.
3. Door van al je verkoopkansen de verwachte omzet vast te leggen, krijg je een goed inzicht in de uiteindelijk te verwachten omzet.
Naarmate je langer met een dergelijke methode werkt krijg je steeds meer inzicht in de verhouding van het aantal verkoopkansen en de uiteindelijk te bereiken omzet. Door dit nauwkeurig te volgen ga je op termijn steeds beter kunnen voorspellen wat je daadwerkelijk aan omzet zult gaan realiseren. Stel dat je weet dat van alle verkoopkansen die in de eerste fase van je verkoopproces 50% gemiddeld afvalt kun je bepalen hoeveel verkoopkansen met welke waarde je nodig hebt om je doel te bereiken.
4. Je verkoopkans in je CRM-systeem is tevens het dossier van het gehele verkoopproces, waarin je kunt bijhouden welke activiteiten je allemaal hebt uitgevoerd en nog gaat uitvoeren.
Je kunt daar je bezoekverslagen kwijt en al je correspondentie/ e-mails telefoontjes en afspraken. Zo bouw je tevens een historie op van de verschillende verkoopprocessen bij je klanten en van gelijksoortige deals. Op die manier bouw je voor jezelf en voor je collega’s een kennisbank op ter ondersteuning van je verkoopactiviteiten.
Verkooptraining op basis van de opportunity management/verkoopkansen methode
Door op een meer methodische manier om te gaan met verkopen binnen je organisatie werk je aan het verder professionaliseren hiervan en verhoog je de kans op blijvende successen of het realiseren van verdere groei. Er zijn verschillende methodes ontwikkeld die ten grondslag liggen aan de manier waarop CRM-systeem zijn ontworpen. Door het volgen van de achterliggende trainingen bevorder je de verdere acceptatie en effectiviteit van het gebruik van het CRM-systeem door je medewerkers.
