Salesforce is een toonaangevend CRM-platform dat bedrijven helpt hun klantbeheer te verbeteren, de verkoop te stimuleren en processen te optimaliseren. Maar zoals bij elke technologie, kunnen gebruikers tegen uitdagingen aanlopen die de productiviteit of gebruikerservaring beïnvloeden. In deze blog bespreken we 10 veelvoorkomende problemen met Salesforce en bieden we praktische oplossingen om deze effectief aan te pakken.
1. Gebruikersinterface: complex en overweldigend voor beginners
De Salesforce-interface kan in eerste instantie intimiderend zijn, vooral voor nieuwe gebruikers. Navigeren door de vele functionaliteiten en tabs vereist gewenning.
Oplossing:
-
Zorg voor een uitgebreide onboarding en training voor nieuwe gebruikers.
-
Pas de interface aan om onnodige velden en knoppen te verwijderen, zodat gebruikers alleen zien wat voor hen relevant is.
-
Maak gebruik van Salesforce Walkthroughs of van een Add On voor user adoptie zoals bijvoorbeeld Whatfix om gebruikers door taken te leiden.
-
2. Complexiteit van functionaliteiten
Salesforce biedt een overvloed aan functies en mogelijkheden. Dit kan soms overweldigend zijn, vooral als gebruikers niet goed zijn ingewerkt.
Oplossing:
-
Maak gebruik van gebruiker specifieke profielen en rol specifieke dashboards om de interface en functionaliteit te stroomlijnen.
-
Bied voortdurende training en een interne FAQ met de belangrijkste taken en functies.
-
Schakel een Salesforce-expert in om processen te vereenvoudigen en onnodige complexiteit te elimineren.
-
3. Gebrek aan training
Gebruikers die onvoldoende training hebben ontvangen, benutten vaak slechts een fractie van wat Salesforce kan bieden.
Oplossing:
-
Stel een continu trainingsprogramma op, inclusief introductietrainingen voor nieuwe medewerkers, gevorderde modules en regelmatige updates over nieuwe releases.
-
Gebruik Salesforce Trailheads, een gratis leerplatform met interactieve lessen.
-
Organiseer regelmatig interne workshops of werkgroepen om best practices te delen.
-
Maak gebruik van User Adoption tools zoals bijvoorbeeld de Add On van Whatfix.
-
4. Fouten bij gegevensinvoer, onvoldoende data kwaliteit.
Onvolledige of onnauwkeurige gegevens zijn een veelvoorkomend probleem, wat leidt tot slechte rapportages en inefficiënte workflows.
Oplossing:
-
Implementeer validatieregels, verplichte velden en picklist-waarden om gegevenskwaliteit te waarborgen.
-
Implementeer strikte validatieregels en veldverplichtingen om ervoor te zorgen dat gebruikers volledige en nauwkeurige gegevens invoeren.
-
Creëer een data definition document en datamanagent regels voor opschoning en ontdubbeling.
-
Maak gebruik van ontdubbelingstools zoals Plauti voor Salesforce.
-
5. Onvoldoende toegangsbeheer
Gebruikers kunnen problemen ervaren als ze niet de juiste toegang hebben tot gegevens of functies die nodig zijn voor hun werk.
Oplossing:
-
Maak gebruik van profielen, rollen en deelregels in Salesforce om toegangsrechten precies af te stemmen op de behoeften van gebruikers.
-
Controleer regelmatig gebruikersmachtigingen om of beveiligingsrisico’s te voorkomen.
-
6. Ondermaatse prestaties
Een trage Salesforce-omgeving kan de productiviteit en gebruikerservaring aanzienlijk beïnvloeden.
Oplossing:
-
Optimaliseer processen en workflows om overbelasting van het systeem te voorkomen.
-
Archiveer, aggregeer of verwijder oude records om de gegevensopslag te verminderen. Zorg dat je de database regelmatig opschoont en definieer hiervoor regels en procedures. Zie hiervoor ook het artikel over hoe de Salesforce database onder controle houdt.
-
7. Problemen met rapportage en dashboards
Veel gebruikers worstelen met het maken en interpreteren van rapporten en dashboards, wat het verkrijgen van bruikbare inzichten bemoeilijkt.
Oplossing:
-
Geef training over hoe rapporten en dashboards worden gemaakt en aangepast.
-
Maak gebruik van voor gedefinieerde sjablonen en best practice voor rapportage.
-
Automatiseer rapportdistributie via e-mail om gebruikers te voorzien van regelmatige updates.
-
Onderzoek en gebruik aanvullende rapportage tools zoals Tableaux of Power BI. Zie ook het artikel over de vergelijking tussen Tableau en Power BI
-
8. Complexiteit van specifieke functionaliteiten
Functionaliteiten zoals e-mailintegratie, workflow automatisering of goedkeuringsprocessen kunnen complex zijn en fouten veroorzaken.
Oplossing:
-
Lever duidelijke documentatie en geef voorbeelden van hoe deze functies kunnen worden gebruikt.
-
Bied gebruikersondersteuning via een helpdesk of toegewijde Salesforce-specialisten.
-
9. Synchronisatieproblemen met externe systemen
Integraties met externe systemen kunnen fouten of inconsistenties veroorzaken bij gegevenssynchronisatie.
Oplossing:
-
Zorg voor gedetailleerde specificaties en field mappings documentatie en onderhoud deze nauwkeurig voor referentie in geval van aanpassingen.
-
Gebruik Salesforce Connect of middleware zoals MuleSoft voor robuuste integraties.
-
Test integraties grondig voordat ze live gaan.
-
Monitor synchronisaties en los problemen onmiddellijk op met meldingssystemen.
-
10. Algemene bugs en technische problemen
Zoals bij elke software kunnen bugs en technische storingen gebruikerservaringen verstoren.
Oplossing:
-
Meld bugs via Salesforce Support en blijf op de hoogte van patches en updates.
-
Werk samen met een partner zoals Ebicus voor proactieve monitoring en probleemoplossing.
-
Zorg voor regelmatig onderhoud en optimalisaties om potentiële problemen te voorkomen.
Conclusie: Maak Salesforce effectiever met de juiste ondersteuning
Hoewel Salesforce een krachtig platform is, kan het gebruik ervan gepaard gaan met uitdagingen. Met de juiste training, ondersteuning en optimalisatie kunnen bedrijven deze obstakels overwinnen en het volledige potentieel van Salesforce benutten.
Bij Ebicus begrijpen we hoe belangrijk het is om problemen snel en effectief op te lossen. Met onze Salesforce Managed Services helpen we organisaties om deze uitdagingen aan te pakken, zodat gebruikers zich kunnen richten op wat echt belangrijk is: het behalen van bedrijfsdoelen.
Neem contact met ons op om te bespreken hoe wij uw Salesforce-omgeving naar een hoger niveau kunnen tillen!
